Уведомление о конфиденциальности платформы Copibar

Версия 2026-11-07 · действует с 7 ноября 2026 года

Это уведомление объясняет, что происходит с информацией о вас, когда вы пользуетесь клиентским порталом my.copi.bar, пишете на support@copi.bar или отправляете нашу форму «Написать нам», и как наши сотрудники работают с этой информацией. У нашего сайта copi.bar есть собственное уведомление о конфиденциальности. Программа Copibar работает на вашей собственной инфраструктуре. Она ничего не отправляет на эту платформу и здесь не рассматривается.

Кто мы

Платформу ведёт XServer OÜ, регистрационный код 17511911 (коммерческий регистр Эстонии), номер плательщика НДС EE102988554, Kaupmehe 7-120, 10114 Таллинн, Эстония («мы»). Мы определяем, как используются описанные здесь данные, поэтому мы их контролёр. По любым вопросам о ваших данных пишите на privacy@copi.bar.

Что мы собираем и зачем

Ваша учётная запись. Чтобы открыть учётную запись, вы указываете рабочий адрес e-mail и пароль и выбираете язык. Пароль мы храним только в виде одностороннего хеша, никогда в читаемом виде, и на собственном сервере проверяем его по списку утёкших паролей. Мы записываем, какую версию условий использования вы приняли и когда, а также когда вы подтвердили адрес e-mail. Ваше имя мы не спрашиваем. Если вы включаете двухэтапный вход, мы храним секретный ключ, общий для нас и вашего приложения-аутентификатора.

Зачем: чтобы предоставить вам учётную запись и защищать её. Правовое основание: предоставление учётной записи по нашим условиям использования (GDPR, ст. 6(1)(b)). Если вы пользуетесь учётной записью для своего работодателя или другой организации, основанием служит наш законный интерес в предоставлении учётной записи этой организации (ст. 6(1)(f)). Обязательно ли это: без адреса e-mail и пароля мы не можем открыть учётную запись. Как долго: пока существует учётная запись. Если вы так и не подтвердите адрес e-mail, мы удалим регистрацию через 30 дней. Если учётной записью не пользуются 36 месяцев, мы предупреждаем вас письмом и удаляем её через 30 дней, если она не связана с лицензией или неоплаченным счётом. Что мы храним после удаления, описано в разделе «Записи безопасности и договорные записи».

Новости продукта — только если вы этого хотите. Если при регистрации вы отметите соответствующее поле, мы можем присылать вам новости продукта примерно раз в месяц. Правовое основание: ваше согласие (ст. 6(1)(a)). Вы можете в любой момент отозвать его по ссылке в любом таком письме или написав на privacy@copi.bar. Это не влияет на то, что произошло раньше. Ваш выбор мы храним, пока существует учётная запись.

Организации и команды. Когда вы создаёте организацию, вы указываете её юридическое название и страну, отмечаете, компания это или ИП, и указываете свою должность в ней. Номер плательщика НДС и примерное число гипервизорных хостов необязательны. Мы присваиваем организации номер клиента. Для каждого участника мы записываем:

• его роль на портале (Владелец, Оплата, Технический или Просмотр);
• когда он присоединился и кто его пригласил;
• для владельцев — с какого момента у них эта роль и напоминали ли мы им включить двухэтапный вход.

Когда владелец приглашает кого-то, мы получаем адрес e-mail этого человека от владельца и отправляем ему приглашение. Неиспользованное приглашение истекает через 7 дней. Если вы состоите в нескольких организациях, наш сервер помнит, от имени какой вы работаете: в вашей сессии, а для писем на support@ — в вашей учётной записи. Для компании эти данные в основном не являются персональными; для ИП — являются.

Другие участники организации видят адрес e-mail, роль и должность каждого участника. Владельцы также видят, пользуется ли участник двухэтапным входом и когда он последний раз был активен.

Правовое основание: предоставление учётной записи (ст. 6(1)(b)). Для участников, действующих от имени своей организации, и для приглашённых людей основанием служит законный интерес организации и наш в том, чтобы бизнес мог управлять тем, кто действует от его имени (ст. 6(1)(f)). Как долго: пока существует организация. Членство прекращается, когда участник выходит или его убирают. Приглашения удаляются через день после того, как они истекли или были использованы.

Вход. Когда вы входите, мы создаём сессию, в которой записываются ваш IP-адрес и строка идентификации вашего браузера (user agent). Сессия завершается, когда вы выходите, после 24 часов бездействия и не позже чем через 30 дней. Мы удаляем её через день после завершения. Чтобы затруднить подбор паролей и злоупотребления, мы считаем попытки входа и похожие запросы по адресу e-mail и IP-адресу и удаляем эти счётчики через 24 часа. После повторных неудачных попыток мы на время приостанавливаем вход или второй шаг и можем сообщить вам об этом письмом. Правовое основание: наш законный интерес в защите учётных записей (ст. 6(1)(f) вместе со ст. 32).

Записи безопасности и договорные записи (журнал аудита).

• Записи безопасности. Когда вы входите, неудачно пытаетесь войти, меняете пароль или настройки двухэтапного входа, мы записываем действие, время, ваш IP-адрес и строку идентификации браузера. Так же мы поступаем, когда наши сотрудники выполняют действия с вашей учётной записью. IP-адрес и строку браузера мы храним 12 месяцев, чтобы обнаруживать и расследовать атаки на учётные записи (наш законный интерес, ст. 6(1)(f)), а затем удаляем их. Наш журнал аудита, защищённый от незаметных изменений, хранит запись о том, что действие произошло, связанную с номером вашей учётной записи, но без этих подробностей. Там, где журналу нужно сослаться на адрес e-mail, он содержит только код, образованный с помощью ключа. Ключи мы уничтожаем, поэтому код невозможно сопоставить ни с каким адресом самое позднее примерно через 15 месяцев после его создания. Вы можете попросить удалить IP-адрес и строку браузера раньше. Мы сделаем это, если они не относятся к инциденту безопасности или правовому требованию, которыми мы занимаемся; в таком случае мы объясним почему.
• Договорные записи. Когда вы принимаете наши условия использования, мы записываем, кто их принял (вашу учётную запись и адрес e-mail), когда и какую версию. Мы храним это 7 лет после окончания года, в котором вы приняли условия, чтобы можно было показать, какие условия действовали, и устанавливать или защищать правовые требования (ст. 6(1)(f)). Если позже вы купите лицензию, срок составит 7 лет после окончания финансового года, в котором истекает ваш последний оплаченный срок лицензии, поскольку этого требует и эстонское законодательство о бухгалтерском учёте (ст. 6(1)(c)). По запросу мы не можем удалить эти записи, но тогда используем их только для этих целей. IP-адрес и строка браузера запроса, которым вы приняли условия, являются записью безопасности, и мы храним их 12 месяцев.
• Финансовые записи. Мы пока ничего не продаём, поэтому счетов и платежей нет. Когда начнутся продажи, мы опишем их здесь до первого заказа.

Запросы в поддержку. Запрос можно создать на портале или письмом на support@copi.bar. Запрос содержит:

• тему, ваши сообщения и вложения;
• ваш адрес e-mail и, если ваша почтовая программа его передаёт, ваше имя;
• язык;
• наши ответы и внутренние заметки.

Запросы, созданные для организации, могут читать все участники этой организации. Когда сообщение приходит по почте, наш почтовый сервер проверяет, подтверждает ли его домен отправителя (DMARC), и добавляет результат. Мы связываем сообщение с учётной записью клиента, только если проверка пройдена. Любое другое сообщение сохраняется с пометкой «отправитель не проверен» и не привязывается ни к какой организации. Чтобы защитить сервис, мы считаем входящие письма по адресу и домену отправителя и удаляем эти счётчики в течение двух дней.

Зачем: чтобы отвечать и исправлять то, о чём вы сообщаете, и хранить историю оказанной поддержки. Правовое основание: предоставление учётной записи и входящей в неё поддержки (ст. 6(1)(b)). Для людей, которые пишут от имени организации или не имеют учётной записи, основанием служит наш законный интерес в ответах на запросы в поддержку (ст. 6(1)(f)). Как долго: 3 года после закрытия запроса. Файлы, вложенные в сообщения, не связанные с учётной записью, удаляются через 30 дней. Пожалуйста, присылайте только нужные нам журналы и файлы. Не присылайте нам персональные данные своих клиентов или пользователей, если мы не договорились, как с ними обращаться.

Форма «Написать нам». Когда вы отправляете эту форму, мы получаем:

• ваше имя и рабочий адрес e-mail;
• юридическое название и страну вашего бизнеса, сведения о том, компания это или ИП, а там, где мы об этом спрашиваем, — регион;
• число хостов, срок и валюту, которые вас интересуют;
• если вы их указываете, номер плательщика НДС, номер заказа на закупку и сообщение.

Форма создаёт в наших клиентских записях запрос на продажу (лид) вместе с контактом и карточкой организации, и мы отправляем вам подтверждение письмом. Правовое основание: действия, о которых вы просите до возможного заключения договора (ст. 6(1)(b)). Когда вы пишете от имени компании, основанием служит наш законный интерес в ответах на деловые обращения (ст. 6(1)(f)). Как долго: как для клиентских записей ниже.

Клиентские записи. Наши сотрудники ведут записи о компаниях, с которыми мы имеем дело, и о людях, с которыми мы там общаемся:

• карточки организаций;
• контакты: имя, адрес e-mail, номер телефона, должность, язык, отвечает ли человек за оплату или технические вопросы, и как он на нас вышел;
• запросы на продажу и возможные сделки;
• заметки о звонках, письмах и встречах;
• задачи.

В основном эти данные поступают от вас или ваших коллег. Наши сотрудники могут добавлять деловые контактные данные из публичных источников, например с сайта вашей организации. Правовое основание: наш законный интерес в ведении отношений с деловыми клиентами и потенциальными клиентами (ст. 6(1)(f)). Вы можете в любой момент возразить, и возражение против контактов с целью продажи всегда их прекращает. Как долго: пока ваша организация остаётся нашим клиентом. В остальных случаях — 24 месяца после нашего последнего двустороннего общения или 12 месяцев, если мы обращались к вам, а вы так и не ответили. Заметки, действия и задачи удаляются вместе с записью, к которой они относятся.

Письма, которые мы отправляем. Платформа отправляет письма с нашего собственного почтового сервера: подтверждения адреса, сброс пароля, приглашения, уведомления по вопросам безопасности, ответы и уведомления по запросам в поддержку и подтверждения запросов на продажу. Копию каждого письма она хранит 30 дней после отправки. В письмах с подтверждением, сбросом пароля и приглашением одноразовая ссылка стирается из нашей копии, как только письмо отправлено. Правовое основание: предоставление учётной записи (ст. 6(1)(b)) и наш законный интерес в надёжной и безопасной доставке (ст. 6(1)(f)).

Журналы серверов. Для каждого запроса к my.copi.bar наш веб-сервер записывает:

• ваш IP-адрес и время;
• метод запроса, запрошенный адрес без параметров и протокол;
• код и размер ответа;
• строку идентификации вашего браузера.

Страницу, с которой вы пришли, он не записывает, как и открытие одноразовых ссылок из наших писем. Для каждого письма на support@copi.bar наш почтовый сервер записывает адреса отправителя и получателя, IP-адрес сервера, который его доставил, и идентификатор сообщения. Служебный журнал самой платформы хранится на тех же условиях. Правовое основание: наш законный интерес в работе защищённого и исправного сервиса (ст. 6(1)(f)). Как долго: 14 дней.

Запросы о ваших правах. Когда вы пользуетесь правом из раздела «Ваши права», мы записываем запрос в реестр:

• вид запроса и как он к нам поступил;
• как мы убедились, что это вы;
• срок ответа и возможное продление;
• что мы сделали: сколько записей экспортировано, удалено, ограничено или сохранено, с кодами причин;
• результат.

Реестр не содержит копии ваших данных. Он ссылается на вас только по номеру учётной записи или коду вашего адреса e-mail, образованному с помощью ключа. Правовое основание: наша юридическая обязанность рассматривать запросы и быть в состоянии показать, что мы это сделали (ст. 6(1)(c) вместе со ст. 5(2) и 12). Как долго: 3 года после закрытия запроса. Ваши письма на privacy@copi.bar и наши ответы хранятся на нашем почтовом сервере и удаляются через 24 месяца после получения или отправки, в какой бы папке они ни лежали. Мы читаем их в почтовой программе на собственных устройствах.

Cookie. my.copi.bar не устанавливает cookie для аналитики или рекламы и ничего не загружает от других компаний. Он использует только следующие cookie, нужные для сервиса, которым вы пользуетесь (Директива ePrivacy, ст. 5(3)):

• __Host-cbp_sess держит вас в системе после входа. Действует до закрытия браузера; сама сессия завершается, как описано выше.
• __Host-cbp_pre защищает формы от подделки запросов с других сайтов до входа. Действует 12 часов.
• cbp_invite хранит открытое вами приглашение, пока вы входите. Действует 30 минут.
• cs_sent показывает подтверждение после формы «Написать нам». Действует 10 минут.
• lang запоминает язык, выбранный переключателем языков. Действует 1 год.

Внутренний кабинет сотрудников использует сессионные cookie того же типа.

Сотрудники. Наши сотрудники пользуются отдельным внутренним кабинетом, недоступным из интернета. Учётная запись сотрудника содержит имя, адрес e-mail и ключи доступа (passkeys) сотрудника. Сессии сотрудников записывают IP-адрес и строку браузера. Каждое действие сотрудника записывается в журнал аудита, описанный выше, на тех же условиях.

Резервные копии. Мы ежедневно делаем резервную копию всего сервера и храним 7 ежедневных и 4 еженедельные копии, так что самой старой копии не больше примерно пяти недель. Кроме того, платформа ежечасно копирует свою базу данных и хранит эти копии на сервере примерно два дня; они входят в ежедневные резервные копии. Поэтому всё описанное здесь остаётся в резервных копиях ещё до примерно пяти недель после того, как мы это удалили. Резервные копии мы храним сами, в ЕС, и больше ни у кого нет к ним доступа. Мы используем их только для восстановления сервера или платформы после сбоя. Резервные копии мы не меняем; удалённые данные исчезают из них, когда истекает их срок. Если нам когда-нибудь придётся восстановить платформу из резервной копии, мы сначала повторно выполним все удаления, сделанные после создания этой копии, и только потом кто-либо снова будет пользоваться платформой.

Мы не продаём ваши данные. Мы не принимаем в отношении вас решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, которые влекут юридические или сходные по значимости последствия. Автоматические ограничения только защищают сервис, например приостановка входа после повторных неудачных попыток или пометка писем, не прошедших проверку DMARC, как непроверенных.

Кто получает данные

• Другие участники вашей организации — как описано выше.
• Наши сотрудники. Внутри XServer OÜ данные клиентов видят только те сотрудники, которым это нужно. Сегодня это только наш руководитель.
• Никакой хостинговый или другой поставщик услуг. Мы сами обслуживаем платформу и её почтовый сервер на собственном оборудовании в дата-центре в Германии. Оператор дата-центра предоставляет только помещение и электропитание. Обработчиков данных мы сегодня не привлекаем.
• Фильтрация спама. Как и для всей почты на copi.bar, наш почтовый сервер проверяет IP-адрес каждого сервера, который доставляет почту на support@copi.bar, по публичному DNS-списку блокировки, который ведёт SpamCop (Cisco, США). Каждая проверка сообщает SpamCop IP-адрес этого сервера. Обычно это сервер вашего почтового провайдера, а не вы. Он относится к вам, только если у вас собственный почтовый сервер. Правовое основание: наш законный интерес в защите почтового сервиса от спама и злоупотреблений (ст. 6(1)(f)).
• Государственные органы, суды и наши профессиональные консультанты — когда этого требует закон или для установления либо защиты правовых требований.
• Позже — поставщики платёжных услуг и услуг выставления счетов. Мы пока ничего не продаём. Когда начнём, платёжный провайдер и другие поставщики, нужные для платежей и счетов, будут получать необходимые для этого данные. Прежде чем кто-либо из них получит данные, мы назовём их в этом уведомлении, с указанием местонахождения и гарантий передачи, если они нужны.

Передача за пределы ЕЭЗ. Данные платформы и её резервные копии остаются в ЕС. Данные покидают ЕЭЗ только при проверке спама. Оператор SpamCop, Cisco Systems, Inc. (США), сертифицирован по Рамочному соглашению ЕС–США о конфиденциальности данных (EU–US Data Privacy Framework), которое Европейская комиссия признала адекватным (Имплементационное решение (ЕС) 2023/1795 от 10 июля 2023 года).

Ваши права

Вы можете попросить нас предоставить доступ к вашим данным и их копию, исправить их, удалить или ограничить их использование. Данные, которые вы предоставили нам по условиям использования или с вашего согласия, вы можете получить в переносимом формате. Вы можете в любой момент возразить против обработки на основании нашего законного интереса, и возражение против прямого маркетинга всегда её прекращает. Там, где мы опираемся на согласие, вы можете в любой момент отозвать его.

Пишите на privacy@copi.bar. Мы можем попросить подтвердить, что это вы, — обычно ответом с адреса e-mail вашей учётной записи или открытием ссылки, которую мы на него пришлём. Документы, удостоверяющие личность, мы не просим, если нет другого способа. Мы записываем ваш запрос в реестр и отвечаем в течение месяца со дня его получения. Если запрос сложный или вы присылаете несколько запросов, мы можем продлить этот срок ещё до двух месяцев; тогда мы объясним причину в течение первого месяца. Это бесплатно.

• Копия ваших данных. Мы присылаем один архив с файлами JSON и CSV из каждой части платформы и вложенными вами файлами. В нём также объяснены цели, получатели, сроки хранения и ваши права.
• Удаление. Мы удаляем или обезличиваем вашу учётную запись, ваши сессии, счётчики ваших попыток входа, наши копии писем вам, ваши сообщения в запросах, ваши контактные данные и текст заметок о вас в наших клиентских записях. Записи о принятии вами наших условий (а позже и счета и платежи) мы храним, но используем только для исполнения юридических обязанностей и правовых требований. Деловые факты запросов в поддержку и запросов на продажу остаются без ваших данных. Люди, которых вы пригласили, сохраняют членство. Если вы единственный владелец организации, в ней остаётся обезличенная запись владельца, чтобы организация не осталась без владельца; сначала вы можете сделать владельцем коллегу. Удалённые данные исчезают из резервных копий, когда истекает их срок (см. «Резервные копии»).

Скачать или удалить свои данные прямо на портале пока нельзя; до тех пор пишите нам.

Если вы считаете, что мы обрабатываем ваши данные неправильно, вы можете подать жалобу в Инспекцию по защите данных Эстонии (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallinn, info@aki.ee, www.aki.ee. Вы также можете подать жалобу в орган по защите данных там, где вы живёте или работаете.

Изменения

Когда мы меняем это уведомление, мы обновляем версию и дату вверху и храним все предыдущие версии в нашем архиве юридических документов. Если изменение важно для того, как мы используем ваши данные, мы сообщаем владельцам учётных записей письмом до того, как оно начнёт действовать. Это уведомление также есть на английском и украинском; если версии расходятся, применяется английская.