Повідомлення про конфіденційність платформи Copibar

Версія 2026-11-07 · діє з 7 листопада 2026 року

Це повідомлення пояснює, що відбувається з інформацією про вас, коли ви користуєтеся клієнтським порталом my.copi.bar, пишете на support@copi.bar або надсилаєте нашу форму «Написати нам», і як наші працівники працюють із цією інформацією. Наш сайт copi.bar має власне повідомлення про конфіденційність. Програма Copibar працює на вашій власній інфраструктурі. Вона нічого не надсилає на цю платформу й тут не розглядається.

Хто ми

Платформу веде XServer OÜ, реєстраційний код 17511911 (комерційний реєстр Естонії), номер платника ПДВ EE102988554, Kaupmehe 7-120, 10114 Таллінн, Естонія («ми»). Ми визначаємо, як використовуються описані тут дані, тож ми є їхнім контролером. З будь-яких питань щодо ваших даних пишіть на privacy@copi.bar.

Що ми збираємо і навіщо

Ваш обліковий запис. Щоб відкрити обліковий запис, ви вказуєте робочу адресу e-mail і пароль та обираєте мову. Пароль ми зберігаємо лише у вигляді одностороннього хешу, ніколи в читабельному вигляді, і на власному сервері перевіряємо його за списком паролів, що потрапили у витоки. Ми записуємо, яку версію умов користування ви прийняли і коли, а також коли ви підтвердили адресу e-mail. Вашого імені ми не питаємо. Якщо ви вмикаєте двоетапний вхід, ми зберігаємо секретний ключ, спільний для нас і вашого застосунку-автентифікатора.

Навіщо: щоб надати вам обліковий запис і захищати його. Правова підстава: надання облікового запису за нашими умовами користування (GDPR, ст. 6(1)(b)). Якщо ви користуєтеся обліковим записом для свого роботодавця чи іншої організації, підставою є наш законний інтерес у наданні облікового запису цій організації (ст. 6(1)(f)). Чи обов'язково: без адреси e-mail і пароля ми не можемо відкрити обліковий запис. Як довго: доки існує обліковий запис. Якщо ви так і не підтвердите адресу e-mail, ми видалимо реєстрацію через 30 днів. Якщо обліковим записом не користуються 36 місяців, ми попереджаємо вас листом і видаляємо його через 30 днів, якщо він не пов'язаний з ліцензією чи неоплаченим рахунком. Що ми зберігаємо після видалення, описано в розділі «Записи безпеки й договірні записи».

Новини продукту — лише якщо ви цього хочете. Якщо під час реєстрації ви позначите відповідне поле, ми можемо надсилати вам новини продукту приблизно раз на місяць. Правова підстава: ваша згода (ст. 6(1)(a)). Ви можете будь-коли відкликати її за посиланням у будь-якому такому листі або написавши на privacy@copi.bar. Це не впливає на те, що відбулося раніше. Ваш вибір ми зберігаємо, доки існує обліковий запис.

Організації та команди. Коли ви створюєте організацію, ви вказуєте її юридичну назву й країну, зазначаєте, чи це компанія чи ФОП, і вказуєте свою посаду в ній. Номер платника ПДВ і приблизна кількість гіпервізорних хостів необов'язкові. Ми присвоюємо організації номер клієнта. Для кожного учасника ми записуємо:

• його роль на порталі (Власник, Оплата, Технічний або Перегляд);
• коли він приєднався і хто його запросив;
• для власників — відколи вони мають цю роль і чи нагадували ми їм увімкнути двоетапний вхід.

Коли власник запрошує когось, ми отримуємо адресу e-mail цієї людини від власника й надсилаємо їй запрошення. Невикористане запрошення спливає через 7 днів. Якщо ви належите до кількох організацій, наш сервер пам'ятає, від імені якої ви працюєте: у вашій сесії, а для листів на support@ — у вашому обліковому записі. Для компанії ці дані здебільшого не є персональними; для ФОП — є.

Інші учасники організації бачать адресу e-mail, роль і посаду кожного учасника. Власники також бачать, чи користується учасник двоетапним входом і коли він востаннє був активний.

Правова підстава: надання облікового запису (ст. 6(1)(b)). Для учасників, які діють від імені своєї організації, і для запрошених людей підставою є законний інтерес організації та наш у тому, щоб бізнес міг керувати тим, хто діє від його імені (ст. 6(1)(f)). Як довго: доки існує організація. Членство припиняється, коли учасник виходить або його прибирають. Запрошення видаляються через день після того, як вони спливли або були використані.

Вхід. Коли ви входите, ми створюємо сесію, у якій записуються ваша IP-адреса й рядок ідентифікації вашого браузера (user agent). Сесія завершується, коли ви виходите, після 24 годин бездіяльності й не пізніше ніж через 30 днів. Ми видаляємо її через день після завершення. Щоб ускладнити підбір паролів і зловживання, ми рахуємо спроби входу та подібні запити за адресою e-mail та IP-адресою й видаляємо ці лічильники через 24 години. Після повторних невдалих спроб ми на якийсь час призупиняємо вхід або другий крок і можемо повідомити вас листом. Правова підстава: наш законний інтерес у захисті облікових записів (ст. 6(1)(f) разом зі ст. 32).

Записи безпеки й договірні записи (журнал аудиту).

• Записи безпеки. Коли ви входите, невдало намагаєтеся увійти, змінюєте пароль чи налаштування двоетапного входу, ми записуємо дію, час, вашу IP-адресу й рядок ідентифікації браузера. Так само ми робимо, коли наші працівники виконують дії з вашим обліковим записом. IP-адресу й рядок браузера ми зберігаємо 12 місяців, щоб виявляти й розслідувати атаки на облікові записи (наш законний інтерес, ст. 6(1)(f)), а потім видаляємо їх. Наш журнал аудиту, захищений від непомітних змін, зберігає запис про те, що дія відбулася, пов'язаний із номером вашого облікового запису, але без цих подробиць. Там, де журнал має послатися на адресу e-mail, він містить лише код, утворений за ключем. Ключі ми знищуємо, тож код неможливо зіставити з жодною адресою щонайпізніше приблизно через 15 місяців після його створення. Ви можете попросити видалити IP-адресу й рядок браузера раніше. Ми зробимо це, якщо вони не стосуються інциденту безпеки чи правової вимоги, якими ми займаємося; у такому разі ми пояснимо чому.
• Договірні записи. Коли ви приймаєте наші умови користування, ми записуємо, хто їх прийняв (ваш обліковий запис і адресу e-mail), коли і яку версію. Ми зберігаємо це 7 років після закінчення року, у якому ви прийняли умови, щоб могти показати, які умови діяли, та встановлювати чи захищати правові вимоги (ст. 6(1)(f)). Якщо згодом ви купите ліцензію, строк становитиме 7 років після закінчення фінансового року, у якому спливає ваш останній оплачений строк ліцензії, бо цього вимагає також естонське законодавство про бухгалтерський облік (ст. 6(1)(c)). На запит ми не можемо видалити ці записи, але тоді використовуємо їх лише для цих цілей. IP-адреса й рядок браузера запиту, яким ви прийняли умови, є записом безпеки, і ми зберігаємо їх 12 місяців.
• Фінансові записи. Ми ще нічого не продаємо, тож рахунків і платежів немає. Коли почнуться продажі, ми опишемо їх тут до першого замовлення.

Запити в підтримку. Запит можна створити на порталі або листом на support@copi.bar. Запит містить:

• тему, ваші повідомлення й вкладення;
• вашу адресу e-mail і, якщо ваша поштова програма його передає, ваше ім'я;
• мову;
• наші відповіді й внутрішні нотатки.

Запити, створені для організації, можуть читати всі учасники цієї організації. Коли повідомлення надходить поштою, наш поштовий сервер перевіряє, чи підтверджує його домен відправника (DMARC), і додає результат. Ми пов'язуємо повідомлення з обліковим записом клієнта, лише якщо перевірку пройдено. Будь-яке інше повідомлення зберігається з позначкою «відправника не перевірено» й не прив'язується до жодної організації. Щоб захистити сервіс, ми рахуємо вхідні листи за адресою й доменом відправника та видаляємо ці лічильники протягом двох днів.

Навіщо: щоб відповідати й виправляти те, про що ви повідомляєте, і зберігати історію наданої підтримки. Правова підстава: надання облікового запису й підтримки, яку він включає (ст. 6(1)(b)). Для людей, які пишуть від імені організації або не мають облікового запису, підставою є наш законний інтерес у відповідях на запити в підтримку (ст. 6(1)(f)). Як довго: 3 роки після закриття запиту. Файли, вкладені в повідомлення, не пов'язані з обліковим записом, видаляються через 30 днів. Будь ласка, надсилайте лише потрібні нам журнали й файли. Не надсилайте нам персональних даних своїх клієнтів чи користувачів, якщо ми не домовилися, як з ними поводитися.

Форма «Написати нам». Коли ви надсилаєте цю форму, ми отримуємо:

• ваше ім'я й робочу адресу e-mail;
• юридичну назву й країну вашого бізнесу, відомість про те, чи це компанія чи ФОП, а там, де ми про це питаємо, — регіон;
• кількість хостів, строк і валюту, що вас цікавлять;
• якщо ви їх вказуєте, номер платника ПДВ, номер замовлення на закупівлю та повідомлення.

Форма створює в наших клієнтських записах запит на продаж (лід) разом із контактом і карткою організації, і ми надсилаємо вам підтвердження листом. Правова підстава: дії, яких ви просите до можливого укладення договору (ст. 6(1)(b)). Коли ви пишете від імені компанії, підставою є наш законний інтерес у відповідях на ділові звернення (ст. 6(1)(f)). Як довго: як для клієнтських записів нижче.

Клієнтські записи. Наші працівники ведуть записи про компанії, з якими ми маємо справу, і про людей, з якими там спілкуємося:

• картки організацій;
• контакти: ім'я, адреса e-mail, номер телефону, посада, мова, чи відповідає людина за оплату чи технічні питання, і як вона на нас вийшла;
• запити на продаж і можливі угоди;
• нотатки про дзвінки, листи й зустрічі;
• завдання.

Здебільшого ці дані надходять від вас або ваших колег. Наші працівники можуть додавати ділові контактні дані з публічних джерел, наприклад із сайту вашої організації. Правова підстава: наш законний інтерес у веденні відносин із діловими клієнтами й потенційними клієнтами (ст. 6(1)(f)). Ви можете будь-коли заперечити, і заперечення проти контактів із метою продажу завжди їх припиняє. Як довго: доки ваша організація є нашим клієнтом. В інших випадках — 24 місяці після нашого останнього двостороннього спілкування, або 12 місяців, якщо ми зверталися до вас, а ви так і не відповіли. Нотатки, дії й завдання видаляються разом із записом, до якого вони належать.

Листи, які ми надсилаємо. Платформа надсилає листи з нашого власного поштового сервера: підтвердження адреси, скидання пароля, запрошення, повідомлення з питань безпеки, відповіді й сповіщення щодо запитів у підтримку та підтвердження запитів на продаж. Копію кожного листа вона зберігає 30 днів після надсилання. У листах із підтвердженням, скиданням пароля й запрошенням одноразове посилання стирається з нашої копії, щойно лист надіслано. Правова підстава: надання облікового запису (ст. 6(1)(b)) і наш законний інтерес у надійній і безпечній доставці (ст. 6(1)(f)).

Журнали серверів. Для кожного запиту до my.copi.bar наш вебсервер записує:

• вашу IP-адресу й час;
• метод запиту, запитану адресу без параметрів і протокол;
• код і розмір відповіді;
• рядок ідентифікації вашого браузера.

Сторінку, з якої ви прийшли, він не записує, як і відкриття одноразових посилань із наших листів. Для кожного листа на support@copi.bar наш поштовий сервер записує адреси відправника й одержувача, IP-адресу сервера, який його доставив, та ідентифікатор повідомлення. Службовий журнал самої платформи зберігається на тих самих умовах. Правова підстава: наш законний інтерес у роботі захищеного й справного сервісу (ст. 6(1)(f)). Як довго: 14 днів.

Запити щодо ваших прав. Коли ви користуєтеся правом із розділу «Ваші права», ми записуємо запит у реєстр:

• вид запиту і як він до нас надійшов;
• як ми переконалися, що це ви;
• строк відповіді й можливе продовження;
• що ми зробили: скільки записів експортовано, видалено, обмежено або збережено, з кодами причин;
• результат.

Реєстр не містить копії ваших даних. Він посилається на вас лише за номером облікового запису або кодом вашої адреси e-mail, утвореним за ключем. Правова підстава: наш юридичний обов'язок розглядати запити й бути здатними показати, що ми це зробили (ст. 6(1)(c) разом зі ст. 5(2) і 12). Як довго: 3 роки після закриття запиту. Ваші листи на privacy@copi.bar і наші відповіді зберігаються на нашому поштовому сервері й видаляються через 24 місяці після отримання чи надсилання, у якій би папці вони не зберігалися. Ми читаємо їх у поштовій програмі на власних пристроях.

Cookie. my.copi.bar не встановлює cookie для аналітики чи реклами й нічого не завантажує від інших компаній. Він використовує лише такі cookie, потрібні для сервісу, яким ви користуєтеся (Директива ePrivacy, ст. 5(3)):

• __Host-cbp_sess тримає вас у системі після входу. Діє до закриття браузера; сама сесія завершується, як описано вище.
• __Host-cbp_pre захищає форми від підробки запитів з інших сайтів до входу. Діє 12 годин.
• cbp_invite зберігає відкрите вами запрошення, поки ви входите. Діє 30 хвилин.
• cs_sent показує підтвердження після форми «Написати нам». Діє 10 хвилин.
• lang пам'ятає мову, обрану перемикачем мов. Діє 1 рік.

Внутрішній кабінет працівників використовує сесійні cookie такого самого типу.

Працівники. Наші працівники користуються окремим внутрішнім кабінетом, недоступним з інтернету. Обліковий запис працівника містить ім'я, адресу e-mail і ключі доступу (passkeys) працівника. Сесії працівників записують IP-адресу й рядок браузера. Кожна дія працівника записується в журнал аудиту, описаний вище, на тих самих умовах.

Резервні копії. Ми щодня створюємо резервну копію всього сервера й зберігаємо 7 щоденних і 4 щотижневі копії, тож найстаріша копія має не більше приблизно п'яти тижнів. Крім того, платформа щогодини копіює свою базу даних і зберігає ці копії на сервері приблизно два дні; вони входять до щоденних резервних копій. Тому все описане тут залишається в резервних копіях ще до приблизно п'яти тижнів після того, як ми це видалили. Резервні копії ми зберігаємо самі, в ЄС, і більше ніхто не має до них доступу. Ми використовуємо їх лише для відновлення сервера чи платформи після збою. Резервні копії ми не змінюємо; видалені дані зникають із них, коли спливає їхній строк. Якщо нам колись доведеться відновити платформу з резервної копії, ми спершу повторно виконаємо всі видалення, зроблені після створення цієї копії, і лише тоді хтось знову користуватиметься платформою.

Ми не продаємо ваші дані. Ми не ухвалюємо щодо вас рішень, заснованих виключно на автоматизованій обробці, які мають юридичні чи подібно значущі наслідки. Автоматичні обмеження лише захищають сервіс, як-от призупинення входу після повторних невдалих спроб або позначення листів, що не пройшли перевірку DMARC, як неперевірених.

Хто отримує дані

• Інші учасники вашої організації — як описано вище.
• Наші працівники. Усередині XServer OÜ дані клієнтів бачать лише ті працівники, яким це потрібно. Сьогодні це лише наш керівник.
• Жоден хостинговий чи інший постачальник послуг. Ми самі обслуговуємо платформу та її поштовий сервер на власному обладнанні в дата-центрі в Німеччині. Оператор дата-центру надає лише приміщення й електроживлення. Обробників даних ми сьогодні не залучаємо.
• Фільтрація спаму. Як і для всієї пошти на copi.bar, наш поштовий сервер перевіряє IP-адресу кожного сервера, який доставляє пошту на support@copi.bar, у публічному DNS-списку блокування, який веде SpamCop (Cisco, США). Кожна перевірка повідомляє SpamCop IP-адресу цього сервера. Зазвичай це сервер вашого поштового провайдера, а не ви. Вона стосується вас лише тоді, коли ви маєте власний поштовий сервер. Правова підстава: наш законний інтерес у захисті поштового сервісу від спаму й зловживань (ст. 6(1)(f)).
• Державні органи, суди та наші професійні радники — коли цього вимагає закон або для встановлення чи захисту правових вимог.
• Згодом — постачальники платіжних послуг і послуг виставлення рахунків. Ми ще нічого не продаємо. Коли почнемо, платіжний провайдер та інші постачальники, потрібні для платежів і рахунків, отримуватимуть необхідні для цього дані. Перш ніж будь-хто з них отримає дані, ми назвемо їх у цьому повідомленні, із зазначенням місцезнаходження й гарантій передавання, якщо такі потрібні.

Передавання за межі ЄЕЗ. Дані платформи та її резервні копії залишаються в ЄС. Дані залишають ЄЕЗ лише під час перевірки спаму. Оператор SpamCop, Cisco Systems, Inc. (США), сертифікований за Рамковою угодою ЄС–США про конфіденційність даних (EU–US Data Privacy Framework), яку Європейська комісія визнала адекватною (Імплементаційне рішення (ЄС) 2023/1795 від 10 липня 2023 року).

Ваші права

Ви можете попросити нас надати доступ до ваших даних і їхню копію, виправити їх, видалити або обмежити їх використання. Дані, які ви надали нам за умовами користування або за згодою, ви можете отримати в переносному форматі. Ви можете будь-коли заперечити проти обробки на підставі нашого законного інтересу, і заперечення проти прямого маркетингу завжди її припиняє. Там, де ми спираємося на згоду, ви можете будь-коли відкликати її.

Пишіть на privacy@copi.bar. Ми можемо попросити підтвердити, що це ви, — зазвичай відповіддю з адреси e-mail вашого облікового запису або відкриттям посилання, яке ми на неї надішлемо. Документів, що посвідчують особу, ми не просимо, якщо немає іншого способу. Ми записуємо ваш запит у реєстр і відповідаємо протягом місяця з дня його отримання. Якщо запит складний або ви надсилаєте кілька запитів, ми можемо продовжити цей строк ще до двох місяців; тоді ми пояснимо причину протягом першого місяця. Це безкоштовно.

• Копія ваших даних. Ми надсилаємо один архів із файлами JSON і CSV з кожної частини платформи та вкладеними вами файлами. У ньому також пояснено цілі, одержувачів, строки зберігання й ваші права.
• Видалення. Ми видаляємо або знеособлюємо ваш обліковий запис, ваші сесії, лічильники ваших спроб входу, наші копії листів вам, ваші повідомлення в запитах, ваші контактні дані й текст нотаток про вас у наших клієнтських записах. Записи про прийняття вами наших умов (а згодом і рахунки та платежі) ми зберігаємо, але використовуємо лише для виконання юридичних обов'язків і правових вимог. Ділові факти запитів у підтримку й запитів на продаж залишаються без ваших даних. Люди, яких ви запросили, зберігають членство. Якщо ви єдиний власник організації, у ній залишається знеособлений запис власника, щоб організація не лишилася без власника; спершу ви можете зробити власником колегу. Видалені дані зникають із резервних копій, коли спливає їхній строк (див. «Резервні копії»).

Завантажити чи видалити свої дані безпосередньо на порталі поки не можна; доти пишіть нам.

Якщо ви вважаєте, що ми обробляємо ваші дані неправильно, ви можете подати скаргу до Інспекції із захисту даних Естонії (Andmekaitse Inspektsioon), Tatari 39, 10134 Tallinn, info@aki.ee, www.aki.ee. Ви також можете подати скаргу до органу із захисту даних там, де ви живете чи працюєте.

Зміни

Коли ми змінюємо це повідомлення, ми оновлюємо версію й дату вгорі та зберігаємо всі попередні версії в нашому архіві юридичних документів. Якщо зміна важлива для того, як ми використовуємо ваші дані, ми повідомляємо власників облікових записів листом до того, як вона почне діяти. Це повідомлення також є англійською та російською; якщо версії розходяться, застосовується англійська.